Координатор мероприятия в Орше

• Планирование проектов: разработка подробных планов мероприятий, включая составление ТЗ, бюджетирование, графики, выбор локаций/площадок и технических решений;
• Подбор, установление и поддержание продуктивных отношений с подрядчиками, координация работы подрядчиков на проектах; ∙ Мониторинг текущих трендов проведения мероприятий, отслеживание активности конкурентов;
• Участие в организации обучающих мероприятий и конференций для партнеров и клиентов бренда;
• Участие в организации внутренних мероприятий бренда;
• Бюджет - составление и согласование с руководством смет на мероприятие, контроль реализации мероприятий в рамках утвержденных смет;
• Защита проектов, обоснование выбора подрядчиков на уровне руководства;
• Управление реализацией проектов: Постановка задач, мотивация и контроль за исполнением на всех этапах;
• Контроль качества и сроков исполнения: Проведение регулярных отчетов и анализа хода выполнения проекта и соответствии согласованному бюджету, внесение корректировок по согласованию с руководством при необходимости;
• Своевременное предоставление информации о мероприятии для PR и SMM;
• Анализ результатов - подготовка отчетов по итогам мероприятий: оценка эффективности проведенных мероприятий, сбор и анализ отзывов клиентов и обратной связи внутри компании по итогам проведения мероприятия, предложения по улучшению процессов организации мероприятий;
• Документооборот – проведение тендерных процедур, заключение договоров, сбор отчетной документации, последующая оплата;
• Участие в кросс-функциональных проектах департамента;
• Организация совместных мероприятий с дилерами, а также помощь в проведении дилерских мероприятий, направленных на поддержание лояльности клиентов к бренду;
• Организация клиентских мероприятий: выездные тест-драйвы, презентации регионального и федерального уровня, конференции, мотивационные поездки;
• Проведение кросс-маркетинговых активностей совместно с клиентами и партнерами;
• Ведение сопутствующего документооборота;
• Выполнение других обязанностей, в рамках трудовой функции, по распоряжению непосредственного руководителя и Администрации Общества.

• Работа в других автобрендах или на стороне event агентств;

• Event-менеджмент: этапы организации мероприятий, форматы (конференции, презентации, выездные тест-драйвы, мотивационные поездки, дилерские и клиентские мероприятия);

• Проектное управление: методы планирования, декомпозиция задач, контроль сроков, бюджета и качества, управление рисками. Бюджетирование и сметное дело: составление, согласование и защита смет, контроль расходов в рамках утверждённого бюджета;

• Договорная и тендерная работа: проведение тендерных процедур, заключение договоров, сбор отчётной документации, знание основ гражданского и договорного права;

• Маркетинг и PR: основы маркетинга, PR и SMM, мониторинг трендов event-индустрии, анализ конкурентов, кросс-маркетинговые активности;

• Техническое обеспечение мероприятий: знание рынка площадок, технических решений (звук, свет, видео, сцена, логистика), критериев выбора подрядчиков;

• Отраслевая специфика: понимание автомобильного рынка, дилерской сети, специфики тест-драйвов и клиентских мероприятий бренда (если отрасль — авто);

• Программное обеспечение: уверенное владение MS Office (Excel, PowerPoint, Word), CRM, системами управления проектами, системами электронного документооборота; знание 1С будет плюсом;

• Хорошие навыки дизайна презентаций в Power Point;

• Английский не ниже Upper Intermediate;

• Работа в одной из самых динамично растущих компаний, лидирующей на российском automotive рынке, в сплоченном, профессиональном коллективе;
• Полис ДМС и страхование от НС после испытательного срока;
• Скидки на приобретение автомобилей и их техническое обслуживание;
• Офисный формат работы: для нас важна быстрая коммуникация;
• Достойное вознаграждение: в компании действует развёрнутая система премирования;
• Удобное расположение офиса в бизнес-центре класса А (в шаговой доступности от метро Войковская, МЦК Балтийская).

Обязанности:

• Самостоятельный поиск и привлечение новых MICE клиентов через различные каналы (выставки, конференции, профессиональные сообщества, онлайн-платформы). Ведение базы данных потенциальных клиентов;
• Оперативный ответ на поступающие запросы на организацию мероприятий согласно внутреннему регламенту;
• Регулярное заполнение журнала продаж по всем поступающим запросам;
• Контроль подготовки Banquet Event Orders (BEO, программы мероприятий) для операционных отделов отеля. Обеспечение полноты и точности информации в BEO и журнале продаж;
• Координация мероприятия на площадке;
• Заключение договоров и ведение документооборота во внутренних системах компании;
• Мониторинг своевременной оплаты счетов за мероприятия;
• Работа с дебиторской задолженностью;
• Своевременное открытие и закрытие виртуальных комнат в системе учета отеля для правильного начисления стоимости мероприятий. Контроль корректности начислений;

Требования:

• Опыт работы в отеле или сфере HoReCa будет значительным преимуществом;
• Уверенный пользователь ПК (MS Office: Word, Excel, PowerPoint);
• Желательно знание программного обеспечения для управления мероприятиями (Fidelio Sales & Catering или аналогичных;

Условия:

• Компенсация проживания иногородним сотрудникам;
• Стабильная заработная плата с выплатами 2 раза в месяц, каждое 14 и 29 число (если выпадает на праздники/выходные - выплачивается заранее);
• Корпоративный транспорт;
• Корпоративные обеды;
• Добровольное медицинское страхование;
• Официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ (соц.пакет, отпуск, больничный лист)
• График работы 5/2 с 8:30 до 17:30(в дни мероприятия график может быть ненормированным).

Обязанности:

• Самостоятельный поиск и привлечение новых MICE клиентов через различные каналы (выставки, конференции, профессиональные сообщества, онлайн-платформы). Ведение базы данных потенциальных клиентов;
• Оперативный ответ на поступающие запросы на организацию мероприятий согласно внутреннему регламенту;
• Регулярное заполнение журнала продаж по всем поступающим запросам;
• Контроль подготовки Banquet Event Orders (BEO, программы мероприятий) для операционных отделов отеля. Обеспечение полноты и точности информации в BEO и журнале продаж;
• Координация мероприятия на площадке;
• Заключение договоров и ведение документооборота во внутренних системах компании;
• Мониторинг своевременной оплаты счетов за мероприятия;
• Работа с дебиторской задолженностью;
• Своевременное открытие и закрытие виртуальных комнат в системе учета отеля для правильного начисления стоимости мероприятий. Контроль корректности начислений;

Требования:

• Опыт работы в отеле или сфере HoReCa будет значительным преимуществом;
• Уверенный пользователь ПК (MS Office: Word, Excel, PowerPoint);
• Желательно знание программного обеспечения для управления мероприятиями (Fidelio Sales & Catering или аналогичных;

Условия:

• Компенсация проживания иногородним сотрудникам;
• Стабильная заработная плата с выплатами 2 раза в месяц, каждое 14 и 29 число (если выпадает на праздники/выходные - выплачивается заранее);
• Корпоративный транспорт;
• Корпоративные обеды;
• Добровольное медицинское страхование;
• Официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ (соц.пакет, отпуск, больничный лист)
• График работы 5/2 с 8:30 до 17:30(в дни мероприятия график может быть ненормированным).