MICE менеджер

Мы — профильное издательство и организатор деловых мероприятий с более чем 30-летним опытом работы на рынке технического регулирования, стандартизации, метрологии и управления качеством.

Наши партнеры: Минпромторг, Росстандарт, Росаккредитация, Росатом, Ростех, «Полюс». Мы являемся информационным партнером Росконгресса и организатором «Московских нефтегазовых конференций».

В компании около 60 сотрудников, в отделе маркетинга — слаженная команда из 4–5 человек. У нас стабильные процессы, понятные задачи и реальное влияние на результат.

Задачи

Вы возьмете на себя организацию деловых мероприятий полного цикла и развитие партнёрских программ:

• Организация мероприятий «под ключ»: концепция, программа, выбор площадки, приглашение спикеров, координация подрядчиков, контроль бюджета, продвижение и итоговая отчетность.
• Информационное партнерство: поиск партнеров, заключение соглашений и контроль выполнения обязательств с обеих сторон.
• Представительство компании на крупных отраслевых событиях (ПМЭФ, ЦИПР, Российская энергетическая неделя, Неделя стандартизации и др.).
• Маркетинговая поддержка: постановка ТЗ дизайнерам, участие в создании промоматериалов (листовки, буклеты, презентации), координация фото- и видеографов на площадках.
• Участие в мозговых штурмах по идеям продвижения продуктов компании.
• (Опционально, по желанию): продажа рекламы и подписки на журналы компании за процент от сделок.

Требования

• Берем кандидатов без опыта, готовы обучить.
• Навыки: умение вести деловые переговоры, заключать договоры, работать с бюджетами и жесткими дедлайнами.
• Инструменты: уверенное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint). Знание CRM (Bitrix24, 1С) будет преимуществом, но не критично.
• Личные качества: грамотная устная и письменная речь, системность, командный дух, отсутствие конфликтности.
• Готовность к командировкам: 2–3 раза в год (Санкт-Петербург, Нижний Новгород, Сочи, Екатеринбург).

Будет плюсом: опыт в медиа/издательском бизнесе, базовые навыки работы в Photoshop/Illustrator, интерес к теме стандартизации и качества. Высшее образование желательно, но не является строгим требованием.

Условия

• Официальное трудоустройство: строго по ТК РФ с первого дня, полностью белая зарплата, оплачиваемые отпуска и больничные.
• Стабильный доход: оклад 60 000 ₽ (до вычета НДФЛ) + ежеквартальная премия, размер которой растет вместе со стажем. Средний совокупный доход в первый год работы с учетом премий составляет около 80 000 ₽ в месяц.
• Комфортный график: 5/2, с 9:00 до 18:00 или с 10:00 до 19:00 (на выбор). Работа только в офисе.
• Удобная локация: г. Москва, ул. Мастеркова, д. 4, БЦ «Панорама» (2 минуты пешком от м. Автозаводская).
• Оплачиваемые командировки: билеты, проживание и суточные предоставляются компанией в полном объеме по закону.
• Атмосфера: лояльное руководство, которое ценит сотрудников и идет навстречу в личных вопросах. Домашняя атмосфера в коллективе.

Обязанности:

• Планирование проектов: разработка подробных планов мероприятий, включая составление ТЗ, бюджетирование, графики, выбор локаций/площадок и технических решений;
• Подбор, установление и поддержание продуктивных отношений с подрядчиками, координация работы подрядчиков на проектах; ∙ Мониторинг текущих трендов проведения мероприятий, отслеживание активности конкурентов;
• Участие в организации обучающих мероприятий и конференций для партнеров и клиентов бренда;
• Участие в организации внутренних мероприятий бренда;
• Бюджет - составление и согласование с руководством смет на мероприятие, контроль реализации мероприятий в рамках утвержденных смет;
• Защита проектов, обоснование выбора подрядчиков на уровне руководства;
• Управление реализацией проектов: Постановка задач, мотивация и контроль за исполнением на всех этапах;
• Контроль качества и сроков исполнения: Проведение регулярных отчетов и анализа хода выполнения проекта и соответствии согласованному бюджету, внесение корректировок по согласованию с руководством при необходимости;
• Своевременное предоставление информации о мероприятии для PR и SMM;
• Анализ результатов - подготовка отчетов по итогам мероприятий: оценка эффективности проведенных мероприятий, сбор и анализ отзывов клиентов и обратной связи внутри компании по итогам проведения мероприятия, предложения по улучшению процессов организации мероприятий;
• Документооборот – проведение тендерных процедур, заключение договоров, сбор отчетной документации, последующая оплата;
• Участие в кросс-функциональных проектах департамента;
• Организация совместных мероприятий с дилерами, а также помощь в проведении дилерских мероприятий, направленных на поддержание лояльности клиентов к бренду;
• Организация клиентских мероприятий: выездные тест-драйвы, презентации регионального и федерального уровня, конференции, мотивационные поездки;
• Проведение кросс-маркетинговых активностей совместно с клиентами и партнерами;
• Ведение сопутствующего документооборота;
• Выполнение других обязанностей, в рамках трудовой функции, по распоряжению непосредственного руководителя и Администрации Общества.

Требования:

• Работа в других автобрендах или на стороне event агентств;

• Event-менеджмент: этапы организации мероприятий, форматы (конференции, презентации, выездные тест-драйвы, мотивационные поездки, дилерские и клиентские мероприятия);

• Проектное управление: методы планирования, декомпозиция задач, контроль сроков, бюджета и качества, управление рисками. Бюджетирование и сметное дело: составление, согласование и защита смет, контроль расходов в рамках утверждённого бюджета;

• Договорная и тендерная работа: проведение тендерных процедур, заключение договоров, сбор отчётной документации, знание основ гражданского и договорного права;

• Маркетинг и PR: основы маркетинга, PR и SMM, мониторинг трендов event-индустрии, анализ конкурентов, кросс-маркетинговые активности;

• Техническое обеспечение мероприятий: знание рынка площадок, технических решений (звук, свет, видео, сцена, логистика), критериев выбора подрядчиков;

• Отраслевая специфика: понимание автомобильного рынка, дилерской сети, специфики тест-драйвов и клиентских мероприятий бренда (если отрасль — авто);

• Программное обеспечение: уверенное владение MS Office (Excel, PowerPoint, Word), CRM, системами управления проектами, системами электронного документооборота; знание 1С будет плюсом;

• Хорошие навыки дизайна презентаций в Power Point;

• Английский не ниже Upper Intermediate;

Условия:

• Работа в одной из самых динамично растущих компаний, лидирующей на российском automotive рынке, в сплоченном, профессиональном коллективе;
• Полис ДМС и страхование от НС после испытательного срока;
• Скидки на приобретение автомобилей и их техническое обслуживание;
• Офисный формат работы: для нас важна быстрая коммуникация;
• Достойное вознаграждение: в компании действует развёрнутая система премирования;
• Удобное расположение офиса в бизнес-центре класса А (в шаговой доступности от метро Войковская, МЦК Балтийская).

Обязанности:

• Самостоятельный поиск и привлечение новых MICE клиентов через различные каналы (выставки, конференции, профессиональные сообщества, онлайн-платформы). Ведение базы данных потенциальных клиентов;
• Оперативный ответ на поступающие запросы на организацию мероприятий согласно внутреннему регламенту;
• Регулярное заполнение журнала продаж по всем поступающим запросам;
• Контроль подготовки Banquet Event Orders (BEO, программы мероприятий) для операционных отделов отеля. Обеспечение полноты и точности информации в BEO и журнале продаж;
• Координация мероприятия на площадке;
• Заключение договоров и ведение документооборота во внутренних системах компании;
• Мониторинг своевременной оплаты счетов за мероприятия;
• Работа с дебиторской задолженностью;
• Своевременное открытие и закрытие виртуальных комнат в системе учета отеля для правильного начисления стоимости мероприятий. Контроль корректности начислений;

Требования:

• Опыт работы в отеле или сфере HoReCa будет значительным преимуществом;
• Уверенный пользователь ПК (MS Office: Word, Excel, PowerPoint);
• Желательно знание программного обеспечения для управления мероприятиями (Fidelio Sales & Catering или аналогичных;

Условия:

• Компенсация проживания иногородним сотрудникам;
• Стабильная заработная плата с выплатами 2 раза в месяц, каждое 14 и 29 число (если выпадает на праздники/выходные - выплачивается заранее);
• Корпоративный транспорт;
• Корпоративные обеды;
• Добровольное медицинское страхование;
• Официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ (соц.пакет, отпуск, больничный лист)
• График работы 5/2 с 8:30 до 17:30(в дни мероприятия график может быть ненормированным).