Координатор (администратор) проектов

Location

Remote or office-based work on international projects spanning North America, Western Europe, Israel, Australia, and the UAE.

About the company

A pre-IPO software development company with over 19 years of experience delivering full-cycle digital transformation services to enterprises and mid-sized firms across FinTech, Healthcare, Retail, Telecom, Media & Entertainment, Logistics, Travel & Hospitality, eCommerce, and other sectors.

The company works with major global clients and has grown 60–100% annually over the past four years, maintaining mentoring, adaptation, and performance review systems alongside a strong knowledge base.

Responsibilities

• Lead 1–3 software development projects (web, mobile, integrations, ERP/CRM) from kickoff to client handover, controlling scope, timeline, budget, and quality.
• Organize delivery using Agile/Scrum or hybrid methodologies, including backlog management, sprint ceremonies, and release planning.
• Serve as the primary contact for client stakeholders, providing status updates, demos, expectation management, and escalation handling.
• Manage risks, issues, dependencies, and change requests, maintaining RAID logs and change control processes, while monitoring budgets and profitability.
• Collaborate with Business Analysts, Architects, and Tech Leads on requirements, estimation, and technical decisions, and support pre-sales with effort estimations and project plans.
• Apply AI tools across project management processes, including status reports, meeting minutes, requirements, risk analysis, estimate validation, and client communications.

Requirements

• 3+ years of experience as a Project Manager, with a technical background as a Developer, QA Engineer, Business Analyst, or DevOps Engineer, or a technical degree.
• Comfort discussing architecture, APIs, environments, and CI/CD with the team, plus experience managing both T&M and Fixed Price projects, including scope and change control.
• Practical knowledge of Agile methodologies and SDLC, and hands-on use of AI tools such as Claude, ChatGPT, Microsoft Copilot, Atlassian Intelligence, and AI meeting assistants (Granola, Krisp, Otter).
• English level Upper-Intermediate or above.
• Preferred: experience in the MENA region (UAE, KSA) with government entities, banks/fintech, or large enterprises; proficiency in Arabic; ERP/CRM implementation experience (SAP, Oracle, NetSuite, Salesforce, Dynamics); FinTech, Healthcare, or Automotive domain experience; PMP/CAPM, PMI-ACP, PRINCE2, PSM I/II, or CSM certifications; cloud/AI certifications (AWS Cloud Practitioner, AWS Certified AI Practitioner, AZ-900, AI-900).

Spirit.Fitness — динамично развивающаяся компания, для которой цифровые продукты становятся важным инструментом развития бизнеса и повышения качества клиентского опыта.

Мы ищем Руководителя проектного офиса, который возьмёт на себя управление проектной командой и координацию реализации ключевых инициатив компании.

Вам предстоит выстраивать эффективное взаимодействие между ИТ-департаментом, бизнес-заказчиками и смежными подразделениями, управлять приоритетами, ресурсами и сроками выполнения проектов. Важная часть роли — развитие процессов проектного управления, формирование прозрачной системы контроля исполнения задач и повышение эффективности работы команды. Мы рассчитываем на руководителя, который умеет видеть общую картину, принимать системные решения и доводить инициативы до конкретного результата.

Чем предстоит заниматься:

• Руководить командой проектного офиса: проектными менеджерами, системными аналитиками, техническими писателями и RTE; распределять задачи и нагрузку, контролировать сроки и качество выполнения.
• Организовывать эффективное взаимодействие проектного офиса с ИТ-командами, бизнес-заказчиками и другими подразделениями компании.
• Организовывать сбор, анализ, оценку и приоритизацию задач совместно с бизнес-заказчиками и ответственными подразделениями.
• Формировать и согласовывать квартальные бэклоги ИТ-департамента и проектного офиса, планировать выполнение с учётом приоритетов, сроков, ресурсов и зависимостей.
• Контролировать выполнение утверждённых квартальных планов, управлять изменениями бэклогов и переносом задач между плановыми периодами.
• Обеспечивать выполнение задач и проектов в согласованные сроки, включая инициативы, не требующие программной разработки.
• Контролировать прохождение задач на всех этапах - от постановки до получения результата; отслеживать статусы, сроки, загрузку исполнителей и выполнение обязательств.
• Выявлять риски, зависимости и препятствия, организовывать их устранение; своевременно эскалировать критические вопросы и предлагать варианты решений.
• Выстраивать и совершенствовать процессы управления задачами и проектами, единые стандарты постановки задач, подготовки технических заданий, аналитической и пользовательской документации.
• Формировать регулярную отчётность по выполнению бэклогов, анализировать причины отклонений от планов, развивать команду и повышать эффективность работы проектного офиса.

Что нужно для успеха:

• Опыт руководства проектным офисом или проектными командами с ответственностью за сроки, качество и конечный результат.
• Опыт управления сотрудниками разных специализаций и распределения нагрузки между ними.

• Практический опыт формирования, приоритизации и контроля выполнения бэклогов.
• Опыт одновременного управления несколькими проектами и направлениями работ.
• Понимание жизненного цикла ИТ-разработки и принципов управления проектами, не связанными с разработкой.
• Знание методологий управления проектами: Agile, Scrum, Kanban, Waterfall.
• Навыки планирования ресурсов, управления сроками, рисками и зависимостями.
• Опыт взаимодействия с бизнес-заказчиками и руководством компании, выстраивания прозрачной системы контроля исполнения и управленческой отчётности.

Профессиональные навыки:

1. Управление командой проектного офиса:

• Планирование работы команды, распределение задач и нагрузки с учётом приоритетов и доступных ресурсов.
• Контроль сроков, качества и выполнения обязательств сотрудниками проектного офиса.
• Развитие сотрудников, делегирование, предоставление обратной связи и управление результативностью команды.
• Организация взаимодействия между проектными менеджерами, аналитиками, техническими писателями, RTE и ИТ-командами.
• Разрешение рабочих конфликтов и обеспечение командной ответственности за результат.

2. Управление бэклогами и планирование:

• Организация сбора, анализа, оценки и приоритизации задач совместно с бизнес-заказчиками.
• Формирование и согласование квартальных бэклогов ИТ-департамента и проектного офиса.
• Планирование выполнения задач с учётом сроков, ресурсов, зависимостей и ограничений.
• Управление изменениями бэклога и переносами задач между плановыми периодами.
• Умение балансировать приоритеты бизнеса и фактическую пропускную способность команд.

3. Управление проектами и контроль исполнения:

• Управление несколькими проектами и направлениями работ одновременно.
• Контроль полного жизненного цикла задачи - от постановки и подготовки до реализации и получения результата.
• Контроль статусов, сроков, загрузки исполнителей и выполнения обязательств.
• Управление рисками, зависимостями и препятствиями, организация своевременной эскалации.
• Координация кросс-функциональных проектов с участием бизнеса, ИТ и смежных подразделений.
• Организация релизного планирования и координации нескольких команд.

4. Процессы, стандарты и отчётность:

• Выстраивание и оптимизация процессов управления задачами и проектами.
• Формирование единых стандартов постановки задач, подготовки технических заданий, аналитической и пользовательской документации.
• Контроль полноты и качества подготовки задач до передачи в реализацию.
• Формирование регулярной управленческой отчётности по выполнению планов и бэклогов.
• Анализ причин отклонений от планов и разработка мероприятий по повышению эффективности.

5. ИТ-контекст и инструменты:

• Понимание жизненного цикла ИТ-разработки, релизного процесса и взаимодействия разработки, аналитики и тестирования.
• Понимание принципов работы CRM, 1С, веб-сервисов и мобильных приложений на уровне, достаточном для управления проектами и зависимостями.
• Уверенное владение Excel и системами управления задачами; умение использовать данные для контроля исполнения и подготовки отчётности.

6. Взаимодействие и лидерство:

• Навыки переговоров с бизнес-заказчиками и руководителями подразделений, согласования приоритетов, сроков и ресурсов.
• Умение своевременно и предметно эскалировать проблемы, предлагая варианты решений.
• Системное мышление, способность видеть зависимости между задачами, проектами и командами.
• Умение выстраивать прозрачную систему контроля исполнения и поддерживать единые правила работы проектного офиса.

Мы предлагаем:

• Работу в компании федерального масштаба на этапе экспансии.
• Конкурентный уровень дохода и возможность на него влиять.
• Динамичный и интересный рабочий процесс.
• Работу в крутой команде с ежедневным профессиональным ростом.
• Полностью официальное оформление по ТК РФ.
• ДМС, стоматология, бесплатный фитнес для сотрудника и его друга.
• Драйвовая атмосфера и насыщенная корпоративная жизнь.

Мы ценим внимательность, поэтому в сопроводительном письме просим указать:

1. Зарплатные ожидания на период испытательного срока и после.
2. Ваш релевантный опыт в годах.
3. Какой клуб нашей сети ближайший к вашему дому.
4. Возможная дата выхода на работу.

Благодарим за уделенное время и до встречи в Spirit!

Основные задачи и обязанности:

• Получение задач от собственника бизнеса: взаимодействие с ключевыми бизнес-заказчиками для выявления проблем и возможностей автоматизации;
• Совершенствование инструментов искусственного интеллекта в компании (чат-боты, нейросети и др.инструменты), оценка их эффективности, затрат и расчет потенциального экономического эффекта;
• Поиск и подбор технических решений - есть ли на рынке готовое решение или нужно разработать самим. Что выгоднее и кто будет делать разработку - штатные программисты или сторонние. Формирование ТЗ для IT-исполнителей;
• Сопровождение внедрения: участие в тестировании, пилотной эксплуатации, анализ результатов, обучение пользователей;
• Подготовка предложений по доработке продуктов.

Требования:

• Реальный опыт участия в проектах автоматизации, связанных с чат-ботами, ИИ, нейросетями и др.инструментами;
• Опыт управления ИТ-разработкой и продуктовыми командами.
• Способность показать измеримый эффект от своей работы (опыт автоматизации, оптимизации процессов, роста KPI).
• Аналитический склад ума, умение работать с большими объемами данных.

Условия:

• Работа в офисе по адресу: Москва, улица Ефремова, 10с1к4/3 (возможен гибрид) или релокация в г.Обнинск,
• Конкурентная з/п, по результатам собеседования,
• Оформление по ТК РФ в аккредитованную IT-компанию,
• Регулярное обучение с приглашенными экспертами федерального уровня.
• Полис ДМС после испытательного срока.